Mensen houden niet van verandering. Dat is, naar mijn mening, de reden waarom kantoren vaak vasthouden aan de bestaande werkwijze om overeenkomsten op te stellen. Dat betekent Word sjablonen, maar ook stukken tekst die in de loop der tijd door het kantoor zijn verzameld. Tekstblokken die medewerkers, aan de hand van kopieer- en plakwerk, opnieuw blijven gebruiken. Kantoren willen graag vasthouden aan het bekende, ook als een nieuwe werkwijze hen meer gemak en tijdwinst oplevert. Zodra verandering om de hoek komt kijken, lijken kwaliteit en efficiency minder belangrijk.

Lui van nature

Wij mensen zijn van nature best makkelijk uitgevallen. Natuurlijk, we willen best moeite doen voor iets, maar dan wel voor de dingen die we graag willen. Liever niet voor de dingen die we al hebben. Precies daar loop ik in de praktijk vaak tegenaan als we het onderwerp documentcreatie of Document Assembly aanstippen. Geautomatiseerd overeenkomsten opstellen levert organisaties meetbaar veel voordeel op. Maar dat betekent wel dat moet worden nagedacht over een nieuwe manier van werken. En dat werpt automatisch een muur op.

Ik merk in de praktijk dat IT-trajecten die impact hebben op het werkproces, sneller de prioriteit lijken te verliezen, omdat het ‘gedoe’ met zich meebrengt. Gebruikers kijken op tegen de tijd die het kost om een nieuwe applicatie en manier van werken eigen te maken. Toch zijn digitale veranderingen (over het algemeen) ingezet op een positieve verbetering. Waar gaat het dan vaak mis in de doorvoering ervan?

Enthousiasme intern doorverkopen

De contactpersoon, degene die verantwoordelijk is voor het betreffende onderwerp, is zelf enthousiast en snapt de noodzaak. Intern verkopen blijkt dan een lastige uitdaging. Veel gehoorde tegenargumenten – even onze tool voor documentcreatie als voorbeeld nemen – zijn:

• ‘Zo vaak komt het toch niet voor dat we nieuwe contracten opstellen?’
• ‘Wat we nu hebben, is door onze eigen specialisten gemaakt. Dat is de signatuur van ons kantoor.’
• ‘Wat we nu hebben is toch ook prima?’

U weet, allemaal kulredenen om niet met iets nieuws te hoeven starten. Maar, hoe buigt u deze argumenten om tot voordelen?

Maak van tegenargumenten voordelen

Mijn advies is altijd, betrek mensen uit diverse geledingen van uw organisatie. Laat zien wat een nieuwe applicatie voor hen oplost. Zoom dus vooral in op de hedendaagse pijnen en toon aan wat u wegneemt. Ook heeft het onze voorkeur om mensen te laten meedenken en ook zelf eens aan de knoppen te laten draaien. Op die manier ervaren zij zelf hoe intuïtief een applicatie zoals de Modellengenerator is.

Laten zien van de meerwaarde

Even voor degenen die er blanco invallen: de Modellengenerator is een slimme tool waarmee u in slechts een paar stappen een 100% accurate overeenkomst, die voldoet aan de laatste wetgeving, opstelt (of laat opstellen door ondersteunende medewerkers). Hoeveel tijd verliest u nu aan het opnieuw openen van een bestaand contract en het bijwerken van inspringingen, lettertypes, verwijzingen en het toevoegen van nieuwe passages?

Vaak gebeurt het dat een document in zijn geheel verspringt als er een nieuwe alinea wordt toegevoegd. Aanleiding voor een flinke dosis frustratie. De Modellengenerator neemt die frustratie en irritatie weg. En daarbij, u wilt toch niet dat uw medewerkers bezig zijn met het verfraaien of mooi maken van een document, terwijl zij ook toegevoegde waarde aan relaties kunnen leveren? Laat zien hoe het anders kan!

Techniek werkt voor u: show don’t tell

Ik denk dat ik als ervaren ICT-er mag zeggen: techniek werkt voor en niet tegen u. Stelt u aan de hand van office documenten uw overeenkomst op, dan kan het voorkomen dat:

• U een fout maakt;
• Verwijzingen niet kloppen;
• U oude bepalingen hergebruikt of;
• Zaken over het hoofd hebt gezien die wel relevant waren.

U levert door handmatig werk, snel in op kwaliteit. Deze werkwijze geautomatiseerd vormgeven brengt veel pluspunten met zich mee. Laat deze intern zien! Ik doe dat aan de hand van twee onderdelen; het vergelijken van contracten en het maken van een simpele business case. Ik ga daar hieronder verder op in.

1. Laat zien: vergelijken van contracten – handmatig versus geautomatiseerd
In ons geval werkt het om bijvoorbeeld een bestaande vaststellingsovereenkomst tegen een vaststellingsovereenkomst van de Modellengenerator af te zetten. In de handmatige manier ontstaan vaak foutjes, die tonen we aan. Dat kan zijn in de opmaak, NAW gegevens of wet- en regelgeving. In de Modellengenerator tonen we vervolgens aan dat u met deze tool 100% foutloos werkt. Ook als overeenkomsten worden opgemaakt door een ondersteunend medewerker. Dit controleren we dan weer samen aan de hand van de audit file.

Eén van onze gebruikers, Paul Pronk, Bedrijfsjurist Hoornwijck Groep, zegt hierover: "De Modellengenerator biedt ons bij uitstek de mogelijkheid snel en eenvoudig een op maat geschreven arbeids- of vaststellingsovereenkomst op te stellen geheel naar de wens van de cliënt. De Modellengenerator is een waardevol gereedschap in de gereedschapskist van elke bedrijfsjurist!”

Een andere ervaring is die van Rien Bouman, eigenaar CMC bedrijfsmakelaars: "Foutloos en efficiënt werken is ons doel, we gaan voor een 10 zeg maar... De Modellengenerator helpt ons dit te verwezenlijken!”

Dit gezegd hebbende, referenties werken overigens ook bevorderlijk om intern een IT-project te ‘verkopen’.

2. Laat zien: de business case
Om te laten zien dat verandering ook een financieel voordeel met zich kan meebrengen, maak ik zelf altijd een business case met de klant. We maken inzichtelijk hoe lang medewerkers nu bezig zijn en wat de tijdsinvestering is bij het genereren van een overeenkomst in de Modellengenerator. De exacte besparing brengen we samen simpel in beeld.

Kortom, u kunt het moeilijk doen als u wilt en kiezen voor de makkelijk weg: bij het oude blijven. Maar wilt u echt makkelijk, kwalitatief hoogstaand en eigentijds werken, doe dan niet zo moeilijk en ga voor verandering.

Relevant: verslag Legal IT talks

Verbeteringen gaan vaak hand in hand met digitalisering. Ook binnen de juridische sector kijken steeds meer kantoren naar de voordelen van Document Assembly software. In de Legal IT Talk van 10 mei deelden Helmer van Maarschalkerweerd (Epona Legal), Johan Lijftogt (NEXTlegal) en ik ieder hun kijk op de mogelijkheden van document automatisering.