Veel HR-professionals, werkzaam bij een franchisegever, vinden het een uitdaging om controle te houden over de vele contracten die bij de franchisenemers ronddwalen. Daarnaast worden ze door franchisenemers bestookt met vragen over bepalingen en wat te doen als het misgaat, zoals wanneer ze vergeten een arbeidscontract te verlengen. Hoe houdt u als HR-expert overzicht en hoe zorgt u ervoor dat ieder filiaal dezelfde én juridisch kloppende overeenkomsten gebruikt? In dit artikel geef ik u het antwoord.

Repeterende vragen verleden tijd

‘Welk uurtarief houd ik voor deze medewerker aan? Wat is ook alweer de afspraak met betrekking tot bedrijfskleding? Hoe bereken ik de transitievergoeding én hoe zorg ik ervoor dat ik niet vergeet mijn contracten tijdig te verlengen?’ Zomaar wat vragen die dagelijks bij HR-medewerkers, werkzaam op het hoofdkantoor van een franchiseformule, binnenkomen. Wat zou het leven toch makkelijk zijn als deze vragen – en het werk dat deze met zich meebrengen - verleden tijd zouden zijn. Ik heb goed nieuws: hedendaagse technologie, zoals een contractgenerator, kan helpen. Hoe u deze inzet, dat vertel ik hieronder.

Automatiseer contractgeneratie

In dit type organisatie, met verschillende franchisefilialen en vele (wisselende) medewerkers, helpt moderne techniek een handje. Met een contractgenerator, zoals de Modellengenerator, profiteert u van veel voordelen. Hiermee genereert een gebruiker, aan de hand van een digitale beslisboom, snel foutloos overeenkomsten die voldoen aan alle wettelijke en organisatorische bepalingen.

Voordelen automatische contractgeneratie

• Uniformiteit van uitstraling is gewaarborgd
  Iedere franchisenemer gebruikt dezelfde templates, voorzien van de juiste huisstijl.
• Standaard bedrijfsafspraken worden consistent verwerkt
  Afspraken over bijvoorbeeld bedrijfskleding en een telefoon van de zaak passeren bij het opstellen van een contract automatisch de revue. Zo kunnen deze afspraken niet worden vergeten en worden ze uniform, volgens vaste omschrijving, opgenomen in het contract.
• Belangrijke (wettelijke) bepalingen worden niet vergeten
  Alle (wettelijke) bepalingen en afspraken die door de franchise kunnen of moeten worden aangeboden, staan in de beslisboom van het betreffende contract verwerkt. Stel dat de franchisenemer een minderjarige wil aannemen, dan krijgt hij automatisch de melding dat de ouders ook moeten tekenen. Dit wordt nu in de praktijk nog vaak gemakkelijk vergeten.
• Up to date blijven aan wettelijke bepalingen
  Niet alleen worden wettelijke bepalingen niet vergeten, ook zorgt de Modellengenerator ervoor dat de contracten volgens allerlaatste wetgeving worden opgesteld. Zijn er wijzigingen, dan worden de modellen daar automatisch op aangepast. U hoeft hier zelf niet meer naar om te kijken.
• Tijdige aanzegging bij contractverlenging
  Een belangrijk punt om te vermelden is de contractverlenging. Hierbij is aanzegging cruciaal. Wordt dit vergeten, dan wordt het contract automatisch verlengd met alle gevolgen van dien. Is het bestaande arbeidscontract gemaakt met een contractgenerator, dan ontvangt de franchisenemer op tijd een melding dat het contract moet worden aangezegd of juist opgezegd.
• Snelle controleslag
  De contracten in de contractgenerator worden volgens richtlijnen en afspraken met het hoofdkantoor vormgegeven en via de contractgenerator aan franchisenemers aangeboden. Hierdoor bent u ervan verzekerd dat alle franchisenemers de juiste contracten gebruiken en niets wordt vergeten of verkeerd kan worden geïnterpreteerd. U kunt, aan de hand van de auditfile, eenvoudig een controleslag uitvoeren. In de auditfile staan alle variabelen, die door de franchisenemer werden ingevoerd, vermeld. Zo ziet u in een oogopslag wat aan de basis ligt van ieder contract.
• Koppeling met Nmbrs
  Door de contractgenerator te koppelen met Nmbrs worden - indien wenselijk - alle personeels- en salarisadministratiegegevens gekoppeld en gebruikt in het contract. Dit voorkomt dubbel werk bij het invoeren van gegevens van de nieuwe medewerker en voorkomt fouten.
• Meer uitdagend werk voor de HR-manager
  Alle bovenstaande punten zorgen niet alleen voor uniforme en 100% juiste contracten. Ook zorgen ze ervoor dat u tijd overhoudt. Het repeterende werk wordt bij de franchisenemer neergelegd. Op die manier houdt u tijd over voor zaken die u misschien aantrekkelijker vindt, zoals advieswerk.

‘Zeker op het gebied van het berekenen van transitievergoedingen, besparen we enorm veel tijd. Bij contractverlengingen wordt door de koppeling met Nmbrs alles automatisch ingevuld. Dit zorgt er echt voor dat we minder fouten maken.’ - HR-manager Mirjam Pijpers (Lexxyn Groep).

Hoe werkt een contractgenerator?

Zodra de door uw organisatie gebruikte contracten, richtlijnen en bepalingen zijn gedefinieerd en door ons in de Modellengenerator zijn verwerkt, kan de franchisenemer aan de slag. Wil de franchisenemer een medewerker aannemen, dan selecteert hij het betreffende contract. Kiest hij bijvoorbeeld een contract voor bepaalde tijd dan wordt op basis van deze keuze de relevante beslisboom geopend. Dit zijn geautomatiseerde vragen, verwerkt in een digitale vragenlijst, die de franchisenemer door het contract loodsen. Alle afspraken en wetgevingen komen langs, inclusief een toelichting. Zodra alle stappen zijn doorlopen, wordt het contract opgeslagen. De medewerker ontvangt het contract in de mailbox en u ontvangt de auditfile.

Voilà, u minder werk en de zekerheid dat contracten waterdicht zijn. De franchisenemer de bevestiging dat zijn contracten op orde zijn en niets is vergeten. En de medewerker? Die ontvangt een professioneel contract, opgesteld in de huisstijl van de organisatie waarin hij of zij aan de slag gaat. Ik zeg: win, win!

Door: Hendri van Norden - Directeur Sales en Marketing