Wat leven we in een mooie, uitdagende tijd. Kansen rondom digitaal en online werken gloren aan de horizon, maar gezonde terughoudendheid zorgt regelmatig voor een stevige pas op de plaats. Om te bezinnen en om achterom te kijken, alvorens onderbouwd in sneltreinvaart verder vooruit te stevenen; op weg naar de technologie van morgen. Kantoren vragen zich tijdens deze reis terecht af of digitalisering voor de accountancy wel zo kansrijk is en of meegaan zichzelf terugverdient. Terechte vragen, waarbij het belangrijk is tijdig stil te staan en helderheid te verschaffen.

De accountant ‘in control’

Automatisering van werkprocessen wordt meer en meer gemeengoed binnen de accountancy. Steeds meer (online) applicaties zorgen voor standaardisering van administratieve diensten; technologische mogelijkheden waar Nederlandse accountantskantoren steeds vaker positief tegenover staan. Toch blijft het verandering, en verandering zorgt voor onzekerheid, want hoe blijft u als accountant ‘in control’? Aan de hand van een voorbeeld leggen we uit hoe u de kansen van automatisering en de ontwikkeling daarvan kunt vertalen naar de huidige praktijk.

Voorbeeld: uw klant neemt een nieuwe medewerker in dienst

Als dit het geval is dan dient er een aantal zaken te gebeuren: deze persoon dient geregistreerd te worden in verband met de loonadministratie en er dient een arbeidsovereenkomst opgesteld en getekend te worden. We schetsen hierbij – generaliserend – welke rol automatisering in het verleden en de toekomst laat zien.

Voorheen:
Veelal werd de arbeidsovereenkomst handmatig opgesteld op basis van een bestaand contract (op basis van ‘opslaan als’) of uitbesteed aan een bedrijfsjurist/advocaat. Dit kostte in het eerste geval vooral veel tijd, frustratie en fouten en in het tweede geval doorlooptijd en geld. Daarnaast werd de nieuwe medewerker telefonisch of per e-mail aangemeld bij uw kantoor. Deze gegevens werden doorgezet naar de loonadministratie, die alle data handmatig invoerde voor verdere verwerking.

Nu:
Steeds vaker worden Word modellen ingezet, al dan niet in een (online) abonnementsvorm, om deze arbeidsovereenkomst op te stellen. Het nadeel van een Word model is dat het nog steeds foutgevoelig is, niet automatisch ge-update wordt en veelal niet ‘slim’ de gehele overeenkomst met de gebruiker doorloopt. Lees hiervoor eens onze blog: de vijf veelgemaakte fouten bij het genereren van juridische documenten. Het voordeel van een Word model is dat dit het werk van een accountant al vele malen vergemakkelijkt heeft en werkzaamheden zelfs al regelmatig uitbesteedt worden aan ondersteunend personeel. De kosten en de doorlooptijd gaan omlaag wat een directe bijdrage levert aan klantbeleving. De nieuwe medewerker wordt per e-mail aangemeld en verder handmatig ingevoerd door de afdeling loonadministratie. Door deze digitale manier van werken worden er minder fouten gemaakt en kan sneller en effectiever gewerkt worden. Maar kan het nog efficiënter? Wij denken van wel.

Ideale toekomst:
Via een online portal wordt de nieuwe medewerker door uw klant bij u aangemeld. Op basis van een aantal invoervelden en verplichte bijlagen worden de gegevens automatisch in de loonadministratie verwerkt. De loonadministratie koppelt met een intelligente modellengenerator (mits u geen gebruik maakt van een juridische specialist die dit oppakt) die aan de hand van een aantal stappen, het contract met u doorloopt. Alle variabelen worden zoveel mogelijk geautomatiseerd ingevuld én over het gehele document op relevante onderdelen doorgevoerd. De overeenkomst is in luttele seconden, foutloos, opgesteld. Door u, uw ondersteunend personeel of wellicht zelfs door uw klant zelf.

Een andere manier van werken verandert de kijk op accountancy

Dit is de toekomst volgens ons, op basis van wat we om ons heen zien en de mogelijkheden die er voorhanden zijn. Deze nog verder geautomatiseerde manier van werken biedt gemak en voordeel voor iedereen. De medewerker is correct aangemeld en ontvangt tijdig een keurige overeenkomst en het salaris en u kunt rekenen op klanttevredenheid en tijdsbesparing. Dankzij een overzichtelijk auditveld kunt u werk met een gerust hart uitbesteden, maar toch grip houden. Zo benut u de kansen, blijft u de concurrentie voor en blijft u bovenal toch in control…

Aart van Malenstein