Bent u incasso specialist, trek dan gerust even twee minuten uit voor deze scoop. Door de integratie van de Modellengenerator met incasso software iFlow wordt het pas echt interessant om een volledig geautomatiseerde dagvaarding op te stellen. Niels van Rooij (iFlow) en Roeland de Groot (de Modellengenerator) knopen een boeiend gesprek aan over deze integratie, waarbij een besparing van zeker 45 minuten per dagvaarding reëel blijkt te zijn.

Smaken automatiseren

Roeland is - naast medeoprichter van de Modellengenerator - ook werkzaam bij Van Loon Incasso Advocaten en een jarenlange gebruiker van de incasso software iFlow. Een tijd terug kreeg het team van de Modellengenerator de vraag of er vanuit huurrecht iets te ontwikkelen was rondom het automatiseren van dagvaardingen.

Roeland: ‘Een logische vraag, want ieder kantoor dat veel huurrecht gerelateerde zaken heeft, krijgt te maken met standaard dagvaardingen zoals ontruimingen, overlast, hennepteelt en incasso’s ten aanzien van huur. Ook wij ervaarden dat er op dit gebied, en op incasso’s qua dagvaardingen, veel repeterend werk plaatsvond. Ik zag bij incasso ca. zes workflows, zes smaken, die prima te automatiseren zouden zijn.’

‘De Modellengenerator maakt slimme keuzes en attendeert de gebruiker op de mogelijkheden en alternatieven.’

Uitzonderingen

Het team van de Modellengenerator dacht kritisch na over het automatiseren van de werkzaamheden. Het bleek geen makkelijk traject, aangezien je veel te maken hebt met de proceskant.

Roeland: ‘Hier komt ontzettend veel bij kijken. Ook al zijn er (zeg maar ruwweg) zes mogelijkheden, dan maken onder andere de volgende vervolgvragen het lastig:

• Wat ga je eisen;
• Wat zijn de bepalingen;
• Wie is de gedaagde partij: bijvoorbeeld: een particulier, vof, maatschap of een besloten vennootschap? Dit is belangrijk omdat er voor de verschillende typen gedaagden andere wettelijke bepalingen gelden.

Al deze uitzonderingen en bepalingen moesten worden ingebouwd. Daarbij probeer je, door te werken met geautomatiseerde dagvaardingen, de foutmarge naar 0 te brengen. Dat kan alleen als je aan de achterkant inbouwt dat het systeem, de Modellengenerator, slimme keuzes maakt en de gebruiker attendeert op de mogelijkheden en alternatieven’.

Automatische doorvertaling

Roeland: ‘Het is een meerwaarde dat we tijdens het bouwen van de dagvaarding, iFlow hebben betrokken. iFlow is een bekende speler en haar incasso software wordt op grote schaal gebruikt.’

Vragen we Niels hoe de koppeling werkt, dan zegt hij: ‘De data die bekend is in iFlow wordt via een beveiligde API beschikbaar gesteld aan de Modellengenerator. Dit heeft twee grote voordelen: binnen de Modellengenerator worden velden volledig geautomatiseerd ingevuld en doorvertaald naar relevante onderdelen van de dagvaarding.’

‘De dagvaarding krijgt hele specifieke teksten op basis van statische data uit iFlow.’

Dit scheelt volgens de heren veel tijd en voorkomt fouten. Voor een iFlow gebruiker biedt dit kansen doordat een kantoor nu ook in eigen beheer gerechtelijke incasso’s kan oppakken.

Niels: ‘Met behulp van een API haalt de Modellengenerator bij ons data op, zoals wie de debiteur is, om wat voor entiteit het gaat etc. Vervolgens vertaalt de Modellengenerator dit naar diverse slimme workflows. De dagvaarding krijgt hele specifieke teksten op basis van verwerking van de statische data uit iFlow.’

Roeland vertelt dat een dagvaarding nu nog maar voor 2% uit zelf in te voeren tekst bestaat. De rest wordt gevoed met Artificial Intelligence (“AI”) op basis van algemene voorwaarden, de relatieve en absolute competentie, de WIK en overige relevante wetgeving, informatie over de gedaagde etc. Dit wordt door het hele document doorgevoerd en daar worden de bepalingen en de verdere inhoud op aangepast.

FTE uitsparen

Roeland: ‘Inmiddels is de koppeling klaar en kan ik, als ervaren gebruiker, zeggen dat de tijdsbesteding per dagvaarding wordt teruggebracht naar 12 minuten. Dat scheelt ruim 45 minuten per dagvaarding. Heb je net als ik te maken met honderden dagvaardingen per jaar, dan spaar je zo één FTE uit, maar ook bij minder dagvaardingen is de besparing immens. Daarbij wordt de foutmarge ook nog eens teruggebracht naar vrijwel nihil. Kijk maar eens naar een gemiddelde dagvaarding. Daar staan ontzettend veel inconsequenties of fouten in. Deze worden je door de rechter niet allemaal kwalijk genomen, maar iedereen heeft wel baat bij een juridisch en grammaticaal kloppend document.’

En nu?

Roeland: ‘De eerste versie is sinds een paar maanden in gebruik door onze incasso medewerkers. Inmiddels kunnen we stellen dat we nagenoeg alle uitzonderingen en situaties die we konden bedenken, erin gebouwd hebben. Aan de hand van AI zijn de workflows gevoed en getraind en kan de applicatie zelfstandig keuzes maken. We maken nog een paar aanpassingen en daarna gaat het de markt op. Doorontwikkelen blijven we doen, want er zijn voortdurend nieuwe uitspraken of uitzonderlijke dossiers en situaties te verwerken.’

Niels: ‘De volgende stap is het informeren van klanten van iFlow. Voor veel gebruikers is het erg interessant dat je in een fractie van de tijd een gerechtsstuk in de Modellengenerator genereert en dat deze wordt opgeslagen in iFlow. Zo kunnen gebruikers het hele gerechtelijke proces ook in iFlow oppakken.’

Roeland: ‘Vooral voor incassobedrijven of voor advocatenkantoren met een redelijk grote incassopraktijk, is dit een absolute meerwaarde. Daarnaast zie ik nieuwe toepassingen, aangezien veel incassobedrijven stoppen bij het gerechtelijke traject of dit uitbesteden. Dan gaat de dagvaarding bijvoorbeeld naar de deurwaarder of advocaat. Incassobedrijven kunnen er met deze oplossing voor kiezen om ook gerechtelijke werkzaamheden (of in ieder geval de dagvaarding, waarbij de meeste zaken in een verstekzaak eindigen) in house op te pakken.’

Wilt u meer weten over deze integratie? Neem dan contact met ons op voor meer informatie.