Een slimme overeenkomst is geen Word-sjabloon. Een slimme overeenkomst wordt gecreëerd door een slim model wat u helpt om - binnen 15 minuten - foutloos een contract op te stellen conform actuele wet- en regelgeving. Hoe een slimme overeenkomst op basis van vraag en antwoord met u meedenkt, ook wel een intelligente beslisboom genoemd, leg ik u hier uit.

De stappen

Laten we een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd als voorbeeld nemen. Hoe zien uw acties eruit als u werkt met een slim stukje software voor het genereren van overeenkomsten?

• Stap 1.  Ga naar de online omgeving van de generatortool en log in. 

• Stap 2:  Kies het gewenste model en geef uw ervaringsniveau voor de beslisboom aan. In dit voorbeeld kijken we naar de arbeidsovereenkomst bepaalde tijd.
  U hebt binnen arbeidsrecht de keuze uit 21 modellen die continu voor u up-to-date worden gehouden.

• Stap 3.  Vul de NAW-gegevens in; handmatig, vanuit de koppeling met de KvK of exporteer deze vanuit uw Nmbrs salarisadministratie.

• Stap 4. De applicatie stelt u vragen, u geeft antwoord.
  Op basis van de door u gegeven antwoorden worden vervolgvragen gesteld. Op deze manier doorloopt u ongeveer 35 vragen, zowel multiple-choice, open vragen als kalenderopties. Verderop in deze blog vindt u hiervan voorbeelden.

• Stap 5: De overeenkomst wordt gegenereerd.
  Klaar? Dan wordt het arbeidscontract voorzien van inhoudsopgave, paginanummering, parafensecties en voor u samengesteld.

• Stap 6: Downloaden en / of per e-mail ontvangen.
  Er verschijnt een venster met de vraag of u het document wilt downloaden en / of per mail wenst te ontvangen.

• Stap 7: Ontvang het Word bestand.
  In Word ontvangt u het bestand, indien gewenst in de huisstijl, voor eventuele verdere verwerking. Hierna slaat u het contract eenvoudig op in uw document management systeem.

• Stap 8: Check de auditfile.
  Naast het Word-bestand ontvangt de eindverantwoordelijke de auditfile. Hij of zij kan snel de ingevulde variabelen checken. In een oogopslag is duidelijk welke antwoorden zijn gegeven of waar een antwoord leeg is gelaten. Zo kan een uitvoerende het contract binnen 15 minuten opmaken en kost het de eindverantwoordelijke slechts een minuut om deze te checken.

• Stap 9:  Verstuur het contract.
  U verstuurt het contract als PDF per e-mail. Snel en accuraat conform wetgeving.

Waarom een Word bestand?

Zoals u leest in stap 5 ontvangt u een Word-bestand in plaats van een PDF. Dat is bewust. Er is altijd wel een uitzondering op de regel, waardoor dit contract net afwijkt van de standaard. Dan is het fijn als u dit zelf even kunt aanpassen en opslaan in uw document management systeem. Na een eventuele bewerking is het alsnog eenvoudig om de arbeidsovereenkomst te exporteren naar PDF en vervolgens te versturen.

Veel voorkomende meedenkers

Slimme doordenkers

Toevoegen subartikel
Het komt regelmatig voor dat er een subartikel wordt toegevoegd onder bijvoorbeeld artikel 1. Dan snapt u wel dat de interne titelverwijzing in het document niet meer klopt. Zo snel worden fouten gemaakt. Maar u heeft in deze Word-overeenkomst de mogelijkheid om met een sneltoets te zien waar de betreffende titelverwijzingen zich in het hele document bevinden. Deze past u aan, zonder een verdwaalde link over het hoofd te zien. Dus ook bij uitzonderingen werkt u foutloos.

Reiskosten
Een ander voorbeeld: de reiskosten. De applicatie vraagt u of reiskosten van toepassing zijn op dit arbeidscontract en of dit conform de reiskostenregeling gaat. U antwoordt ja en u vult een bedrag van 0,19 cent (of hoger) per kilometer in en u vervolgt de stappen. Als u nee antwoordt, dan kunt u kiezen voor de 214-regeling van de fiscus. In dat geval worden de reiskosten conform de 214-regeling doorberekend. Termen zoals de 214-regeling zijn onderstreept, waardoor u ziet dat deze voorzien zijn van een link, in dit geval naar de pagina van de Belastingdienst over de 214-regeling.

Online applicatie

Verschil met Word-sjabloon