Veel accountantskantoren werken met Word-sjablonen. Terecht, het maakt het werk zoveel makkelijker. Maar wist u dat het nóg sneller, accurater en eenvoudiger kan? Door te werken met slimme modellen in plaats van Word-sjablonen bent u in staat tot wel acht werkweken per jaar over te houden. Kostbare tijd, die u direct kunt gebruiken voor zaken zoals adviesgesprekken met cliënten.

Ik licht het graag toe aan de hand van een voorbeeld die u, voor de visueel ingestelden onder ons, in de infographic terugvindt. Stel, accountantskantoor STEL werkt contracten uit aan de hand van een Word sjabloon en doet dit zo’n 250 keer per jaar op onderstaande manier. Haar medewerkers volgen hiervoor de volgende stappen:

Stappen Word sjabloon
Stap 1: Het juiste Word-model opzoeken.
Stap 2: Checken of dit nog up-to-date is.
Stap 3: Verzamelen NAW-gegevens.
Stap 4: Knippen/plakken van deze data in het Word-model.
Stap 5: Checken CAO-variabelen.
Stap 6: Zorgen dat het in lijn is met wet- regelgeving.
Stap 7: Controleren einddocument.
Stap 8: Zorgen voor een correcte opmaak in lijn met de huisstijl.

Medewerkers van Accountantskantoor STEL zijn hier gemiddeld 1,5 uur mee bezig. Uitgaande van 250 documenten betekent dit 375 uur per jaar.

Naast de tijd die zij hieraan kwijt zijn is het werken met Word sjablonen foutgevoelig. Lees in onze eerdere blog meer over de vijf veelgemaakte menselijke fouten.

Nu heeft kantoor STEL onlangs de beschikking gekregen over de Modellengenerator. Dit is een eigentijdse tool, waarbij je werkt met ‘slimme’ contracten. De tijdsbesteding ziet er dan als volgt uit:

Stappen Modellengenerator
Stap 1: Juiste overeenkomst aanklikken.
Stap 2: Invoeren NAW-gegevens.      
Stap 3: Eventuele CAO-variabelen wijzigen.
Stap 4: Controleren overeenkomst door accountant middels auditfile.

Onderzoek heeft uitgewezen dat accountantskantoor STEL hier gemiddeld 15 minuten mee bezig is. Uitgaande van 250 documenten betekent dit 62,5 uur per jaar. Dit leidt tot een besparing van bijna acht werkweken op jaarbasis!

Meer werk verzetten, vaste tarieven en werk delegeren

Deze besparing leidt tot nieuwe kansen. Deze acht werkweken per accountant is in te vullen met diverse andere declarabele zaken. U verzet meer werk in minder tijd en heeft daardoor tijd voor andere, meer uitdagende of complexere zaken. Activiteiten die geld opleveren en direct toegevoegde waarde leveren voor de cliënt. Dit is goed voor uw concurrentiepositie én klantrelatie. Het is extra eenvoudig en interessant om op deze manier een vaste prijs af te spreken voor het genereren van dergelijke contracten. Lees meer hierover in onze blog over vaste tarieven; de toekomst van de accountancy? De werkzaamheden die bij een slim contract door een menselijke hand worden uitgevoerd zijn daarnaast prima op te pakken door ‘goedkopere’ medewerkers. Het simpele auditfile zorgt ervoor dat u alleen een kritische blik hoeft te werpen en uw akkoord dient te geven. Lees meer over de zeven voordelen van het werken op deze manier.

Kortom, bespaar veel tijd en creëer onderscheidend vermogen door het gebruik van slimme contracten.

Aart van Malenstein