Het opstellen van contracten valt onder de verantwoordelijkheid van bijvoorbeeld een advocaat, makelaar, HR-manager of een accountant. Steeds vaker kiezen deze professionals ervoor om contractgeneratie over te laten aan ondersteunend personeel. De Modellengenerator leent zich ervoor dat iedereen een overeenkomst op kan stellen. U wilt daarbij als eindverantwoordelijke wel de inhoud controleren. Wat als het een overeenkomst van zeventien pagina’s betreft? Uw tijd is te kostbaar om al deze pagina's stuk voor stuk na te kijken. Tijd om het anders te doen.

Snel controleren met de auditfile

Voordeel één van de Modellengenerator: u hoeft als eindverantwoordelijke geen zeventien, maar slechts ca. twee pagina’s door te nemen. Namelijk de auditfile. In de auditfile ziet u in één oogopslag de keuzes die in de beslisboom zijn gemaakt. Hieruit maakt u direct op welke gegevens zijn getoetst en vindt u de variabelen die zijn ingevuld. Dit betekent dat u in enkele minuten het volledige contract controleert.

Wat als u een fout signaleert in het contract?

Indien u een fout ziet, hoeft u niet alle pagina’s door om deze fout op te sporen. U kunt namelijk via de Jumplist het specifieke onderdeel opzoeken en direct aanpassen. Een variabele kan, zeker bij berekeningen, behoorlijk doorwerken. Past u via de jumplist functie iets aan in het contract, dan volgen alle relevante onderdelen van het contract automatisch. In ons artikel: De jumplist: ogenschijnlijk kleine functie maakt groot verschil, geven wij twee voorbeelden van het gebruik van de jumplist bij een correctie.

Wwft audittrail bij bezoek toezichthouder

Voordeel twee van de auditfile is dat het kan worden ingezet als audittrail. De Wwft gaat een steeds belangrijkere rol spelen. Toezicht en controles rondom de Wwft nemen toe. Wwft is een open norm wat het erg moeilijk maakt om achteraf te laten zien wat u precies hebt gedaan. Toch wordt er verwacht dat de keuze, om een cliënt te onboarden, is gebaseerd op onderzoek en een gedegen risicoanalyse. Binnen de Modellengenerator wordt bij iedere opdrachtbevestiging een Wwft onderzoek gedaan. Hieruit volgt een audittrail en compliance rapport. Hiermee laat u zien dat u een partij heeft nagetrokken hebt en op welke keuzes u al dan niet een Wwft melding hebt gedaan.

Meldplicht Wwft

De meldplicht Wwft kent veel indicatoren. We kennen objectieve en subjectieve indicatoren.

Het is voor iedere eindverantwoordelijke een meerwaarde direct te kunnen inzien welke keuzes zijn gemaakt bij het opstellen van het contract. Bij subjectieve indicatoren is het van belang dat u bij een toezichthouder kunt verantwoorden waarom deze indicator geen red flag was voor u. U toont de indicatoren, het (internet) onderzoek dat u hebt verricht en welke bestanden u heeft gevonden.

Praktische tip: gebruik de auditfile tijdens onderhandelingen

Het derde voordeel van het gebruik van de auditfile is dat het uitermate handig is om in te zetten tijdens besprekingen of onderhandelingen. U gebruikt de auditfile om alle variabelen met de tegenpartij door te nemen en aantekeningen te maken. Eventueel kunt u het contract ter plekke op deze punten aanpassen.

Videotutorial

In onderstaande video laten we u precies zien hoe u met de auditfile gemakkelijk, secuur en snel uw overeenkomsten kunt controleren.

Wilt u deze functie, of de Modellengenerator in het algemeen, eens in werking zien? Vraag dan nu op deze pagina een demo aan. U kunt natuurlijk ook rechtstreeks contact met mij opnemen via Aart@Modellengenerator.nl