Garanderen vaste tarieven het bestaansrecht voor accountantskantoren? Dit is een veel besproken onderwerp tijdens mijn gesprekken met accountantskantoren. Ik heb daar geen hapklaar antwoord op. Ik kijk en volg trends binnen de accountancy en andere branches en ik denk wel dat het tijd is dat klanten duidelijkheid, transparantie en inzicht krijgen. Zij kunnen steeds meer zelf of zoeken net zolang – veelal online – tot een concurrent of een online tool hetzelfde, goedkoper kan. Ze zijn mondiger, veeleisender en bovenal steeds kundiger door slim gebruik te maken van de hedendaagse technologie. En daar dien je – hoe moeilijk soms ook – als kantoor in mee te gaan. Maar hoe pakt u dat aan? Ten eerste door automatisering een kans te geven.

Vrij baan voor automatisering

Er waait een nieuwe wind. Door veranderende behoeften en technologische mogelijkheden zijn steeds meer kantoren bezig om hun portfolio en prijzen af te stemmen op geluiden uit de markt. Er wordt geëxperimenteerd met vaste prijzen en ‘productizing’, waarbij de uitdaging blijft: welke diensten kunnen we als product vermarkten, wat is daarvan de kostprijs en wat wordt de verkoopprijs? Het blijkt in de praktijk allemaal niet zo makkelijk te zijn. Gelukkig helpt de techniek van nu innovatieve kantoren om dit beter vorm te geven, zodat het mes aan twee kanten snijdt; de klant weet waar hij aan toe is en datzelfde geldt… inderdaad, voor u.

Voordat u automatisering effectief kunt inzetten, is het aan te raden eerst een aantal basisstappen te nemen. Puur menselijke activiteiten die in eerste instantie gericht zijn op: oriënteren, luisteren en inventariseren. Dit doet u door het gesprek aan het gaan met collega’s, klanten en partnerbedrijven. Hierdoor krijgt u niet alleen inspiratie voor nieuwe zakelijke kansen, maar bent u daarnaast in staat de exacte behoeften van klanten en medewerkers in kaart te brengen. Wat wil de klant nu eigenlijk, waar zitten zij op te wachten en wat is de toegevoegde waarde die u daar kunt leveren? Welke skills van collega’s leveren hieraan een bijdrage en wat kan ingevuld worden door ICT? Zodra u dit in kaart gebracht heeft, is het tijd te kijken of met deze input al dan niet het portfolio aangepast kan worden.

Een voorbeeld: overeenkomsten tegen een vast bedrag

Een veelvoorkomende case die tot de verbeelding spreekt: het aanbieden van overeenkomsten tegen een vast bedrag. Accountantskantoor X heeft gehoord van klanten dat zij duidelijkheid en meer flexibiliteit willen en tegen een vast bedrag de veelvoorkomende contracten en overeenkomsten willen afnemen. Denk hierbij aan een vennootschapsovereenkomst, geldleningsovereenkomst, huurcontract, etc. Deze willen zij bij voorkeur zo snel mogelijk, tegen een lager bedrag, conform de aangeleverde NAW-gegevens én de laatste wetgeving. Accountantskantoor X heeft naarstig gezocht naar manieren om het standaard werk omtrent deze diensten te automatiseren. Na wat zoek- vergelijk- en testwerk is gekozen voor een tool, waarmee zij in staat zijn documenten, aan de hand van ‘slimme’ modellen, te creëren. Uiteraard na eerst wat intern getouwtrek, want het uit handen moeten geven van werk, laat staan aan een ‘computer’, is moeilijk. En bovenal geheel menselijk (lees onze blog: https://www.modellengenerator.nl/blog/vijf-veelgemaakte-fouten-bij-het-genereren-van-juridische-documenten).

De zeven voordelen van automatiseren van standaard werk

Het grote voordeel voor het accountantskantoor in het voorbeeld is dat een dergelijke tool juist ondersteunend personeel de helpende hand biedt, zodat ook zij nu deze documenten maken; vliegensvlug en foutloos. De betreffende overeenkomst wordt aan de hand van een aantal intuïtieve vragen ingevuld en door de accountant met een eenvoudige audit gecheckt en verstuurd. Het op een dergelijk manier inzetten van hedendaagse tools biedt zeven voordelen.

1. De klant krijgt wat hij vraagt: foutloos maatwerk tegen een vast bedrag.
2. Door deze klanttevredenheid krijgt u meer opdrachten.
3. U biedt weloverwogen en goed gecalculeerde producten aan.
4. Meer werk met een gezonde marge betekent meer omzet.
5. Door dit als nieuwe dienst aan te bieden behaalt u voordeel op concurrentie.
6. Door het automatiseren van werk houdt u meer tijd over die u in andere zaken kan investeren.
7. U creëert nieuwe zakelijke kansen (zie hieronder).

Door tools zoals hierboven omschreven in uw kantoor in te bedden creëert u tevens nieuwe zakelijke kansen (lees onze blog: https://www.modellengenerator.nl/blog/automatisering-de-accountancy-kies...). Zo bent u in de gelegenheid om andere overeenkomsten, zoals een arbeidscontract, aan te bieden aan uw klanten. Hierdoor hebt u de mogelijkheid uw dienstenpakket eenvoudig uit te breiden, volledig rondom de behoeften van de klant. U krijgt naam en faam als modern, bovenmatig klantgericht, meedenkend en flexibel kantoor; kernwaarden waar de klant vandaag de dag prijs op stelt.

Aart van Malenstein
Modellengenerator