450 huurovereenkomsten. Dat is het aantal overeenkomsten dat CMC Bedrijfsmakelaars jaarlijks opstelt. ‘Een contract foutloos en snel in elkaar draaien zegt iets over de kwaliteit van je dienstverlening. Niet alleen een klantgerichte ‘deal’ bepaalt je servicegraad, ook de administratie daaromheen. Automatiseren is de enige optie om snel en accuraat te handelen.’

Rien Bouman, directeur CMC Groep, in gesprek met Cor van Beusekom, accountmanager Modellengenerator, over het belang van een geruisloze administratieve afhandeling van iedere vastgoedovereenkomst.

Cor: CMC Bedrijfsmakelaars bemiddelt in commercieel vastgoed zoals bedrijfsruimten, kantoorruimten en winkelruimten. Hoe gaan jullie in deze tijd om met het sluiten van deals en het accuraat afwikkelen daarvan?
Rien: “Op een eerlijke en vakkundige manier panden verhuren of verkopen is waar je als bedrijf waarde toevoegt. Maar daar stopt het niet volgens ons. De handdruk is gegeven, de mondelinge overeenkomst is gesloten en dan komt snel schakelen om de hoek kijken. De klanten van CMC willen allemaal -en terecht- de overeenkomst snel en netjes volgens de laatste regelgeving afwikkelen. Deze afwikkeling is een integraal onderdeel van de dienstverlening van CMC, die net als alle andere werkzaamheden perfect moet zijn.”

Juist de groeiende administratieve lasten oefenen enorme druk uit op organisaties. De regels en wetgevingen veranderen continu, net als de eisen van de klanten. Hier dient de correspondentie voortdurend op aangepast te worden. Tot in hoeverre legt de administratie een druk op jullie schouders?
“Met 450 contracten op jaarbasis groeide bij ons logischerwijs ook de administratieve last op de backoffice. Werk zoals het opstellen van overeenkomsten bleef liggen als het druk was. Het is logisch om telefoontjes, mailtjes en bezichtigingen eerst op te pakken. Maar uiteindelijk doet het uitstellen van een nette afhandeling afbreuk aan je klanttevredenheid. Wij zijn ervan overtuigd dat als een klant na het sluiten van de deal te lang moet wachten op een contract - en dat voelt al snel zo - dit de merkbeleving niet ten goede komt. Fouten uit overeenkomsten vissen of ons attenderen op foutieve benamingen of artikelverwijzingen is niet de taak van de klant. Wij streven ernaar dat documentatie accuraat en conform de laatste wet- en regelgevingen wordt opgesteld. Zo ook onze overeenkomsten. Om de druk weg te nemen was het zaak uit te kijken naar een oplossing hiervoor.”

Als je afhankelijk bent van mensen, dan is het bij piekmomenten een uitdaging om al het werk zonder fouten uit te voeren. Mijn ervaring leert dat het opstellen van contracten werk is dat vaak als eerste blijft liggen. Automatiseren kan uitkomst bieden. Wat is jouw visie daarop?
“Ik ben het met je eens dat werk zoals het opstellen van overeenkomsten eerder blijft liggen. Het is ook niet het meest leuke werk van de wereld als je het vergelijkt met klantafspraken en bezichtigingen. Als je dan tijdens het opstellen van contracten ook gestoord wordt door telefoontjes of bezoekjes dan is het ook een erg foutgevoelige activiteit. Maar we ontkomen er gewoonweg niet aan. Om hier ons ‘kwaliteitsstempel’ op te drukken, is gekozen om het opstellen van contracten te automatiseren. Slimme contracten leiden bij ons nu tot slim werken. Hiervan profiteert niet alleen de klant, maar ook het team.”

Vertel, wat is een slim contract voor jullie en wat maakt dat ideaal?
“Het ideale contract is volgens ons foutloos, volledig en snel te versturen. NAW-gegevens dienen compleet te zijn en alle artikelverwijzingen conform actuele wet- en regelgeving. CMC gebruikt de Modellengenerator om dit na te streven. In het verleden gebeurde het weleens dat de huurprijs niet per kwartaal maar per maand doorberekend moest worden. Dit paste je dan op 26 plekken in het document aan. Ergens sloop er dan wel eens een foutje in. We verhuren winkels, bedrijfsruimten en kantoorruimten met ieder hun eigen uitzonderingen. De doorvoering van excepties moet zonder problemen gebeuren. Met het gebruik van de Modellengenerator zijn wij in staat overeenkomsten vliegensvlug op te leveren. Aan de hand van een aantal ‘slimme’ vragen wordt het document samengesteld en staat het direct klaar om verstuurd te worden.”

Het automatiseren van het opstellen van contracten met de Modellengenerator zorgt automatisch ook voor een tijdsbesparing. Werk hoeft niet dubbel gedaan te worden en er heerst geen onzekerheid meer of een contract conform wet- en regelgeving is opgesteld. Hoeveel tijd houden jullie over en wat doen jullie daar nu mee?
“Doordat we nu per overeenkomst 1,5 uur besparen houden we meer tijd over om vakinhoudelijk bezig te zijn. Daar is iedereen bij gebaat. Door deze forse tijdsbesparing is ons team in staat activiteiten zoals online marketing verder te professionaliseren. De Modellengenerator geeft de medewerkers de ruimte om het takenpakket een andere invulling te geven. We steken nu niet alleen op het gebied van sales en marketing, maar ook op administratief gebied boven het maaiveld uit.”

Ik merk dat organisaties het spannend vinden om op een online tool te vertrouwen. Het gaat toch om privacygevoelige en bedrijfskritische documenten. Hoe hebben jullie de start ervaren?
"De start was inderdaad even wennen. Vooral het vertrouwen op een online tool werd als spannend ervaren. Ik checkte de eerste contracten wel tien keer. Nog nooit hebben we de modellen op een foutje betrapt. Nu varen we blindelings op de snelheid en accuraatheid van onze ‘slimme overeenkomsten.”

Over CMC Bedrijfsmakelaars
CMC Bedrijfsmakelaars, gevestigd in Veenendaal en Ede, is een allround organisatie als het gaat om bedrijfsmatig vastgoed. Daarnaast worden diensten geleverd op het gebied van besparingsadvies, beleggingstransacties en vastgoedconsultancy. Het team is geboren en getogen in de regio, kent de mentaliteit en weet spreekwoordelijk gezegd hoe de hazen lopen.
www.cmcbedrijfsmakelaars.nl

Over Modellengenerator 
Accountants, advocaten, juristen, vastgoedspecialisten of HR-professionals; allemaal zijn zij (mede-) verantwoordelijk voor het opstellen en bewaken van overeenkomsten. Van deze werkzaamheden is 90% standaard en kan om die reden geautomatiseerd worden. Hierdoor komt er meer tijd beschikbaar voor advisering bij complexere vraagstukken. Met de Modellengenerator worden standaarddocumenten van hoge kwaliteit in een handomdraai gegenereerd.
www.modellengenerator.nl/#wie-zijn-wij