Juridische documenten creëren; voor de één administratieve rompslomp, voor de ander het walhalla. Hoe dan ook; als jurist, accountant, vastgoedspecialist of HR-professional bent u veel tijd kwijt met het genereren van juridische documenten. Ondanks dat 90% van deze werkzaamheden standaard is en vergemakkelijkt wordt door Word modellen, behoort fouten maken tot de orde van de dag. Benieuwd naar de vijf meest gemaakte fouten bij het genereren van juridische documenten en hoe u deze kunt voorkomen?

Fout 1: Niet consequent doorvoeren van wijzigingen in meerdere artikelen

Het komt u vast bekend voor; er zwerft een Word model op uw kantoor rond voor het opstellen van een arbeidsovereenkomst. U pakt de uitgebreide versie en gaat deze personaliseren. Een aantal niet relevante artikelen wordt verwijderd of gewijzigd. Zo past u de contractvorm aan naar ‘bepaalde tijd’. Helaas vergeet u verder in het document de geldige opzegtermijn, behorende bij dit contract, te wijzigen, waardoor een incorrect contract wordt uitgestuurd.

Dit is slechts één voorbeeld van de vele variabelen, waar we allemaal weleens overheen lezen. Het opstellen van juridische documenten, zoals contracten, is repeterend werk. U doet het zo vaak, dat u door automatisme sneller de concentratie verliest en over fouten heen leest. Dit alles kan in meer of mindere mate schade berokkenen, afhankelijk van de situatie. Hoe dan ook, in deze professionele documenten dienen fouten te allen tijde voorkomen te worden. Fouten maken is menselijk, maar in dit geval niet onoverkomelijk.

Fout 2: Foutieve artikelverwijzing in Word model

Hup, hup. Er dient snel even een nieuwe overeenkomst opgesteld te worden. Het betreft naast de persoonlijke gegevens alleen het wijzigen van een artikel in het standaard Word model dat door u in gebruik is. Appeltje, eitje toch? Het betreffende artikel is eruit gehaald, alleen klopt hierdoor in de rest van het document de artikelverwijzing niet meer. Ach, dan passen we die toch handmatig even aan. Laat nou net daar de meeste fouten ontstaan. ‘We are all human’. Tsja, misschien moeten we daar eens verandering in brengen.

Fout 3: Verkeerde transitievergoeding bij ontslag

Er zijn online tientallen gratis calculators te vinden om transitievergoedingen te berekenen. Allemaal even eenvoudig en snel in gebruik. Alleen wijst handmatig narekenen vaak uit, dat bijna al deze online tools niet het juiste bedrag berekenen. Hoe minimaal het verschil ook is, deze vergoeding dient gewoonweg te kloppen. Voor iedereen.

Fout 4: Een Word model dat niet up-to-date is conform laatste wetgeving

U dient tegenwoordig het reactievermogen en de snelheid van een luipaard te hebben, wilt u de huidige wet- en regelgeving bijbenen. Bent u net gewend aan een wijziging in de wetgeving, volgt er weer een verandering in de regelgeving. U doet er alles aan om niet achter te lopen qua kennis over wet- en regelgeving bij het opstellen van arbeidsrechtelijke documenten. U wilt als expert onder geen enkele omstandigheid een hiaat in arbeidsrechtelijke kennis zichtbaar maken. Maar hoe zorgt u dat uw Word modellen, en dus al uw juridische documenten, actueel zijn en conform de laatste wetgeving en jurisprudentie de deur uitgaan? De technologische mogelijkheden van nu bieden uitkomst.

Fout 5: Incorrecte NAW-gegevens gebruiken

Het checken of de klantgegevens die bij u bekend zijn nog correct zijn kost altijd tijd. Deze controle wordt door drukte en routinematig werk nog weleens vergeten of foutief overgenomen vanuit een ander systeem. Hierdoor worden juridische documenten incorrect gepersonaliseerd, waardoor u de plank misslaat. Helaas bieden standaard Word modellen vele variabelen die foutloos werken in de weg staan. Dit is, zeker gezien de huidige technologische mogelijkheden, jammer en totaal niet meer nodig.

Geef geautomatiseerd werk uit handen

Misschien een beetje voordehand liggend, maar de meest voorkomende misslag is toch: alles zelf willen doen. Zelfstandigheid is belangrijk, het benadrukt uw doorzettingsvermogen, perfectionisme en het feit dat u graag controle houdt, maar we kunnen ook overdrijven. Het automatiseren van standaard en / of procesmatig werk, zoals het opstellen van contracten biedt uitkomst.

Zodra modellen hiervoor gecreëerd en geautomatiseerd zijn met een ‘slimme’ modellengenerator is ondersteunend personeel in staat de helpende hand te bieden. Op basis van enkele vragen maken zij in een handomdraai professionele overeenkomsten, die door u met een simpele audit razendsnel gecheckt kunnen worden. Foutloos. Zo worden én fouten geminimaliseerd én houdt u meer tijd over voor complexere vraagstukken. Maak van de vijf fouten, vijf kansen en automatiseer het genereren van uw documenten.

Aart van Malenstein